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Porque Converter seus originais para arquivos eletrônicos?

Os métodos tradicionais de armazenamento de documentos de grande formato  podem ser extremamente trabalhosos e caros. A figura abaixo é apenas parte do que era arquivo técnico de uma grande Empresa com cerca de 176 mapotecas. São 880 gavetas de desenhos com aproximadamente 75.000 originais. A maior parte do sistema de classificação destes desenhos consistia de antigos livros de registros preenchidos à mão.

Estes desenhos eram acessados diariamente por uma equipe 25 engenheiros além outros funcionários.

  • Você pode imaginar o que era procurar um simples desenho desta forma?
  • O que acontecia quando o registro de um desenho não era corretamente preenchido ?
  • Pior. E se na pressa alguém se esquecia de registrar a entrada ou saída de um desenho ?

As mapotecas ocupavam uma área de 1600 m2. Imagine quanto era gasto anualmente para manutenção desta área. Além disto, quanto dinheiro era perdido procurando, e manuseando estes desenhos ?

Digitalização de documentos - Mapoteca

Digitalização de documentos - Mapoteca


A AJS tem uma forma melhor de armazenar isto !

Digitalização de documentos - Mapoteca Eletrônica

Digitalização de documentos - Mapoteca Eletrônica

após a classificação, digitalização e conferência os arquivos são gravados em CD-ROM e... ...registrados em um banco de dados indexado do software Archimedes para localização e visualização rápida e fácil.

 

A AJS converteu todo o arquivo técnico desta Empresa para o meio digital, num trabalho que durou cerca de 6 meses.
 
Os arquivos digitalizados foram enviados ao Cliente em CD-ROM no padrão ISO9660. Ao serem recebidos os CD’s eram copiados em um computador na Empresa onde os arquivos eram classificados no software de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos também fornecido pela AJS. Os CD’s eram então guardados em um lugar seguro fora do prédio, como parte do plano de prevenção de desastres da Empresa.
 
Graças ao GED, os arquivos estão disponíveis em um servidor da empresa, eles podem ser recuperados para visualização, edição e plotagem em segundos por qualquer computador da rede da empresa.
 
Levando-se em conta o valor do aluguel da antiga área das mapoteca, salários dos técnicos do arquivo, tempo gasto em procura e manuseio de desenhos, o investimento se pagará em 14 meses.
 

A AJS está capacitada a fornecer uma solução completa de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Digitalização de Documentos e Desenhos de Engenharia e conversão de arquivos personalizada para sua Empresa.

 

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